System Quatra Max oferuje, w ramach udostępnianego Portalu, obsługę wniosków urlopowych. Program umożliwia proste i intuicyjne wypełnienie elektronicznego wniosku, a także wgląd do informacji na temat urlopu wykorzystanego i przysługującego użytkownikowi. Osoby biorące udział w procesie obsługi wniosku (osoba składająca, rozpatrująca wniosek, zastępująca, dział kadr) otrzymują odpowiednie informacje dotyczące wniosku drogą mailową.
Wniosek można wypełnić na każdym urządzeniu (stoiska, kioski), urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu.
Program umożliwia składanie wielu rodzajów wniosków m.in.:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop wypoczynkowy – na żądanie,
- opieka nad dzieckiem do lat 14 (art. 188),
- urlop okolicznościowy (np. krwiodawstwo i inne),
- urlop bezpłatny,
- inne w zależności od organizacji.
Przełożony odpowiedzialny za pracownika otrzymuje informację o pojawieniu się nowego wniosku urlopowego do akceptacji na Portalu. Jednym kliknięciem może zaakceptować lub odrzucić wniosek. Obieg wniosków urlopowych może być dowolnie konfigurowany na potrzeby firmy, istnieje możliwość definiowania statusów i ścieżek obiegu wniosków. Operacje wykonywane na Portalu mają odzwierciedlenie w systemie Quatra Max. Funkcjonalność jest zgodna z polskim prawem.
Program za pośrednictwem odpowiedniego widoku kalendarza w czytelny sposób obrazuje dni, w których pracownicy zaplanowali swój urlop. Narzędzie to pozwala na koordynację nieobecności pracowników z uwzględnieniem działów, w których są zatrudnieni oraz dowolnie zdefiniowanej grupy (grupy projektowe, brygady itp.). Kalendarz nieobecności umożliwia również akceptację wniosków.
Integracja z systemem kadrowo-płacowym Quatra Max pozwala w łatwy sposób kontrolować wykorzystywany przez pracowników urlop, dostarczając jednocześnie aktualnych informacji zarówno pracownikom, jak i kadrze zarządzającej.
Korzyści z wdrożenia wniosków urlopowych:
- sprawny i przejrzysty proces składania elektronicznych wniosków urlopowych,
- definiowanie obiegu wniosków w celu zapewnienia ciągłości pracy przy projektach (zastępstwa, akceptacja przez kierowników projektów),
- automatyczne przeliczanie ilości dni planowanego urlopu,
- skrócenie czasu związanego z udzieleniem urlopu pracownikowi,
- możliwość kontroli obecności pracowników niezbędnej przy planowaniu pracy,
- planowanie urlopów na najbliższy okres z informacją o dostępności poszczególnych pracowników w danym okresie.