W systemie Quatra Max dostępny jest nowy moduł OCR. Służy on do automatycznego odbierania faktur z podanego adresu mailowego i dodawania ich do obiegu dokumentów. Moduł pozwala na znaczne przyspieszenie obsługi faktur.
Do obsługi procesu niezbędne jest, aby firma miała zdefiniowaną skrzynkę mailową, na którą będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury elektroniczne w formacie pdf.
Proces w module OCR wygląda następująco:
- Na skrzynkę mailową przychodzą e-maile od dostawców.
- Wszystkie maile z tej skrzynki są automatycznie odbierane przez system Quatra Max.
- Automatyczny proces przetwarza wszystkie nieprzetworzone dotąd wiadomości odebrane (z określoną częstotliwością oraz przedziałem czasowym).
- Dla każdej wiadomości, która zawiera co najmniej 1 załącznik, utworzony zostanie Dokument Zakupu.
- Dla każdego załącznika w formacie pdf wykonana zostanie analiza OCR: dla każdej rozpoznanej faktury dane zostaną dodane do odpowiadającego jej Dokumentu Zakupu (dostawca, nr dokumentu, data dokumentu, termin i forma płatności, kwota brutto faktury).
Algorytm wyszukiwania danych faktury jest definiowany i może być rozbudowywany.
- Do Dokumentu Zakupu przeniesione zostaną wszystkie załączniki z wiadomości e-mail.
- Dokument Zakupu zostanie wydany w obiegu do wskazanej osoby/jednostki.
Ponadto w systemie zdefiniowany został raport Kopiuj opis merytoryczny z innego dokumentu ułatwiający opisywanie powtarzalnych dokumentów zakupu:
- Po wybraniu dokumentu (dokument docelowy) i uruchomieniu raportu wyświetli się okno z wszystkimi dokumentami od kontrahenta, którego dotyczy dokument docelowy (nr dokumentu, data, kwota, opis).
- Po wybraniu dokumentu (dokument źródłowy), wszystkie pozycje z opisu merytorycznego dokumentu źródłowego zostaną skopiowane do dokumentu docelowego.