Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Na dokumentację pracowniczą składają się:
- akta osobowe pracowników,
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci:
- elektronicznej,
- papierowej.
Wybór postaci, w jakiej prowadzona będzie dokumentacja, zależy od pracodawcy.
Jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, będzie zobowiązany dokonać konwersji posiadanej dokumentacji pracowniczej do postaci elektronicznej. Dokonuje się ona przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Jeżeli dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana będzie w postaci elektronicznej, jej zmiana na postać papierową polega na sporządzeniu wydruku i opatrzeniu go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej niesie za sobą wiele korzyści, m.in.:
- optymalizacja procesów kadrowo-płacowych – łatwiejsze zarządzanie dokumentacją,
- skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat – co powoduje zmniejszenie kosztów,
- szybkość i łatwość pozyskiwania informacji,
- zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych, ułatwione zarządzanie dostępem i ochroną dokumentacji.
W systemie Quatra Max powstała centralna kartoteka Elektroniczna dokumentacja pracownicza umożliwiająca gromadzenie i przechowywanie akt pracowników. Jest to repozytorium plików o strukturze zgodnej z ustawą (zbiór, dokumentacja, część, rodzaj dokumentu).
Zachęcamy do zapoznania się z prezentacją opisującą nasze rozwiązanie: