Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
Powyższa ustawa wprowadza przepisy Unii Europejskiej (Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych) do polskiego prawa. Dyrektywa określa pojęcie faktury elektronicznej ustrukturyzowanej w zamówieniach publicznych.
Terminy
Co to jest e-faktura ustrukturyzowana?
Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest to dokument, który pozwala na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w systemach finansowo-księgowych bez manualnego wprowadzania danych przez człowieka.
Różnice pomiędzy e-fakturą a e-fakturą ustrukturyzowaną:
- Elektroniczna faktura ustrukturyzowana zawiera dane w jednym z ustandaryzowanych formatów, niesie za sobą informacje o danych na fakturze bez konieczności odczytu treści na niej zamieszczonej.
- Zwykła faktura elektroniczna występuje najczęściej w formacie PDF i polega na przedstawieniu obrazu, który można przesłać. Aby ją odczytać, należy zobaczyć ją wzrokowo.
Platforma Elektronicznego Fakturowania
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) jest to narzędzie obsługujące obieg faktur elektronicznych i innych dokumentów ustrukturyzowanych pomiędzy wykonawcami zamówień a zamawiającymi instytucjami publicznymi. Z platformy będzie można korzystać bezpłatnie przez stronę internetową, a także poprzez integrację systemów z tą platformą (automatyczne pobieranie i przesyłanie dokumentów).
PEF umożliwi również przesyłanie ustrukturyzowanych dokumentów w obrębie Unii Europejskiej. Pozwoli to na zwiększenie udziału polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych ogłaszanych w innych krajach UE.
Rodzaje dokumentów
Lista ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy:
- Awizo dostawy
- Nota księgowa
- Potwierdzenie odbioru
- Zamówienie
- Korekta faktury
Korzyści wprowadzenia e-fakturowania
- obniżenie kosztów związanych z przesyłaniem i odbieraniem dokumentów w postaci papierowej w ramach zamówień publicznych
- szybsza weryfikacja poprawności wystawianych faktur
- przyspieszenie realizacji płatności
- zwiększenie udziału polskich przedsiębiorstw w rynku zamówień publicznych UE
- częstsze stosowanie faktur elektronicznych w obszarze zamówień publicznych
e-Faktury w Quatra Max
W związku z nowymi wymogami prawa chcielibyśmy zaoferować Państwu nowe rozwiązanie systemu Quatra Max wspomagające obsługę faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych.
Nowa funkcjonalność będzie umożliwiała wysyłanie oraz odbieranie faktur elektronicznych wykorzystując moduły EDI z Platformy Elektronicznego Fakturowania. Zalety naszego rozwiązania to m.in. mechanizm śledzenia i kontroli stanu wysyłanych i odbieranych komunikatów, powiadomienia mailowe o błędach przy wysyłaniu lub odbieraniu komunikatów do i od dostawcy usługi EDI z platformy.